提到發(fā)言人， 我們總是先想到那些廣為人知的“大人物”，由他們來(lái)主持會(huì)議開幕儀式或在閉幕式上發(fā)表講話。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，發(fā)言人并不是某個(gè)單一的概念。
如果會(huì)議持續(xù)數(shù)日，那恐怕需要的就不單是某一個(gè)發(fā)言人。此外，如果會(huì)議還有好幾個(gè)分會(huì)，分會(huì)上還有座談會(huì)，那你就必須得有30至40個(gè)發(fā)言人。
不僅僅是主要發(fā)言人重要， 每一個(gè)發(fā)言人都非常重要�；蛟S主要發(fā)言人演講非常精彩，但是如果另外30個(gè)發(fā)言人中有一個(gè)演講失敗的話，那與會(huì)者恐怕記住最多的是這個(gè)失敗的發(fā)言人。所以，會(huì)議策劃人員在挑選發(fā)言人時(shí)必須格外謹(jǐn)慎。
發(fā)言人的挑選
怎么開始和如何挑選會(huì)議發(fā)言人呢？其實(shí)，挑選發(fā)言人的工作從當(dāng)初制定會(huì)議的目的和目標(biāo)的那一刻就開始了。
如果本次會(huì)議主要是展覽會(huì)的話，那么由于只有為數(shù)可數(shù)的幾次全體大會(huì)， 所以要求發(fā)言人的人數(shù)不會(huì)太多，工作相對(duì)也就容易些。如果是教育性的會(huì)議，那么全體大會(huì)和分會(huì)就會(huì)比較多，要求的發(fā)言人人數(shù)也相應(yīng)增多。也就是說(shuō)，不同的會(huì)議對(duì)發(fā)言人的數(shù)量和類型的要求是不同的。
除會(huì)議目標(biāo)外，另一個(gè)主要影響因素是預(yù)算。會(huì)議發(fā)言人基本上可以分為兩類：A 職業(yè)發(fā)言人、B 志愿發(fā)言人
大多數(shù)的協(xié)會(huì)和非盈利性機(jī)構(gòu)都沒(méi)有足夠的預(yù)算去邀請(qǐng)職業(yè)發(fā)言人作為會(huì)議的全部發(fā)言人。他們經(jīng)常會(huì)邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)領(lǐng)袖或協(xié)會(huì)會(huì)員作為發(fā)言人。一些財(cái)力雄厚的大公司或大型協(xié)會(huì)則經(jīng)常邀請(qǐng)職業(yè)演講人。無(wú)論哪種情況，只要合適就行。當(dāng)然，如果會(huì)議是關(guān)于醫(yī)學(xué)研究或其他學(xué)術(shù)焦點(diǎn)問(wèn)題的話，會(huì)議組織機(jī)構(gòu)則更傾向于邀請(qǐng)同行發(fā)言人。
在美國(guó)，會(huì)議策劃者可以通過(guò)專門的演講者機(jī)構(gòu)或協(xié)會(huì)尋找職業(yè)演講人。演講者協(xié)會(huì)是職業(yè)演講人的經(jīng)紀(jì)公司或代理商。他們?cè)谑杖∫欢ǖ馁M(fèi)用后就可以根據(jù)你的需要幫你找到合適的人選。
初步選定演講人名單后， 要對(duì)演講人的資格進(jìn)行一些調(diào)查。許多專業(yè)演講者都備有一個(gè)資料袋，內(nèi)有自己的簡(jiǎn)歷、資格證書和推薦信，有的還有演講片段樣帶。
如果你要尋找一位具有煽動(dòng)力的演講人，那么最好看一下他的演講錄像，因?yàn)檠葜v者的演說(shuō)技巧與演講內(nèi)容比較起來(lái)，如果不能說(shuō)更重要， 恐怕也是同等重要。作為會(huì)議策劃者，你需要做好自己的功課，深入細(xì)致地進(jìn)行研究和分析。
另外，你還可以請(qǐng)演講者協(xié)會(huì)來(lái)幫助挑選演講人。在某些情況下，考慮到預(yù)算或質(zhì)量等原因，志愿演講者也不失為好的人選。如果志愿演講者演講內(nèi)容豐富 、有一定的演講經(jīng)驗(yàn)并了解與會(huì)者的需要，選用他們沒(méi)有什么不好。當(dāng)然，有一點(diǎn)需要注意，即必須了解他們屬于哪個(gè)類型。一般說(shuō)來(lái)， 志愿演講者可能是某個(gè)領(lǐng)域的專家或知識(shí)淵博的學(xué)者，但由于缺乏一定的演講技巧，演講的效果可能會(huì)因之而打一些折扣。
時(shí)間和日期是選擇演講人的第三個(gè)影響因素。那些聞名遐邇的著名演講人通常收費(fèi)昂貴，而且需要提前幾個(gè)月甚至幾年和他們預(yù)約。
這些職業(yè)演講人通常都會(huì)有一些巡回演講，按照正常情況，你或許付不起他們的演講費(fèi)用，但是有時(shí)你可以利用他們的間歇時(shí)間，比如，某個(gè)著名演講人要在紐約的中午時(shí)分發(fā)表一個(gè)演講，按照日程安排，當(dāng)天晚些時(shí)候他才會(huì)飛離紐約， 那么你就可以和他商議，請(qǐng)他參加你早餐時(shí)舉行的會(huì)議或招待會(huì)，或者請(qǐng)他出席晚宴。如果你代表的是一家非贏利性機(jī)構(gòu)，這些演講人很有可能會(huì)降低演講費(fèi)出席你的會(huì)議。
確認(rèn)
發(fā)言人一旦確定，你就要立刻和他們溝通并保持聯(lián)系。首先向他們發(fā)出邀請(qǐng)信，介紹你是誰(shuí)，你代表什么機(jī)構(gòu)，與會(huì)人員有哪些，告知他們你的會(huì)議日期和安排以及你的想法等等所有相關(guān)事項(xiàng)。從這時(shí)起，演講人和你之間將會(huì)有一系列的聯(lián)系，他們將就演講費(fèi)、交通安排、住宿、機(jī)場(chǎng)接送、餐飲開支、以及損失賠償?shù)认嚓P(guān)事項(xiàng)和你進(jìn)行協(xié)商。
在所有事項(xiàng)協(xié)商完畢后，按慣例你要發(fā)一封確認(rèn)信，表明雙方已經(jīng)達(dá)成協(xié)議。同時(shí)，在確認(rèn)信里再一次介紹一下你所策劃的會(huì)議和組織機(jī)構(gòu)也是一種明智的做法。
對(duì)那些志愿演講人，除演講費(fèi)用外，其他程序都是一樣的。有些機(jī)構(gòu)會(huì)向志愿演講者提供演講前一天或是演講當(dāng)天的住宿，有的還包括當(dāng)日餐飲和其他費(fèi)用，有時(shí)機(jī)票費(fèi)用也會(huì)包括在內(nèi)。具體情況主要視預(yù)算和雙方約定。需要記住的是， 如果你以后還想邀請(qǐng)他們或和他們繼續(xù)保持工作關(guān)系，你一定要按規(guī)定來(lái)辦事。
