一 、提前了解會議酒店或賓館的詳細(xì)情況:
1）主管會議的經(jīng)理必須全程操作下來，與賓館簽定詳細(xì)的合同；
2）賓館附近的情況直接影響會議旅游的報名，應(yīng)采取有效的防范施；
3）賓館的特價房、鐘點(diǎn)房、散客房的掛牌價、前臺價要了解清楚；
4）了解會場的具體情況，和專業(yè)設(shè)備的使用要先期試用，是多功能會場還是專業(yè)會場。
二、會議代表旅游報名的注意事項：
1）來咨詢的代表盡量讓他們及早報名，以便旅游的各項準(zhǔn)備工作及時展開；
2）及時統(tǒng)計旅游報名人數(shù)，盡量湊到合理人數(shù)便于操作和降低成本；
3）旅游參考單上要標(biāo)明出游當(dāng)天的安排（叫早，早餐，集合地點(diǎn)，出發(fā)等時間）;
4）成團(tuán)出游一定要安排好，服務(wù)好，讓代表們感受到這是一次難忘的旅游。
5）這樣代表們就會成為我們的直接客戶，而會務(wù)組也會得到好反饋的，以后的合作會更加愉快，可想而知會后旅游的重要性。
三、會議當(dāng)天注意事項：
1）用早餐前，提醒服務(wù)員一定要憑會議代表的餐卷才能進(jìn)餐廳；
2）會議負(fù)責(zé)人應(yīng)提前抵達(dá)餐廳，仔細(xì)檢查安排的用餐標(biāo)準(zhǔn)是否與合同相符，有情況及時協(xié)調(diào)；
3）會議舉辦前1小時，應(yīng)當(dāng)和會務(wù)組、酒店負(fù)責(zé)人一起到會議室檢查會議設(shè)施，擺放，音響，投影儀等，如發(fā)現(xiàn)問題及時解決；
4）會議當(dāng)天上午很重要，要派人盯一下會場，佩帶代表證的才讓進(jìn)會場。
四、會議代表入住賓館：
1）要求賓館應(yīng)做詳細(xì)登記 ，我們也要做登記，每天核對一下人數(shù)。便于最后結(jié)算；
2）會后有續(xù)住的應(yīng)由正確統(tǒng)計人數(shù)并收取費(fèi)用來代訂賓館。
五、會議發(fā)票：
1）代會務(wù)組開給會議代表的發(fā)票，因張數(shù)很多可采取分段開，也可安排同一時間開；
2）應(yīng)注意的是，要憑會務(wù)組開出的收據(jù)才給開發(fā)票。這樣便于做帳；
3）會議代表一般都會要求多開住宿發(fā)票，按10％稅金進(jìn)行補(bǔ)收。
